Assistant de Direction H/F - 45

Mission

Rattaché au Directeur Général des Services Adjoint - Ressources, vous avez pour mission de l'assister dans l'exercice de ses fonctions, faciliter la coordination des activités du pôle ressources et assurer le suivi administratif, logistique et documentaire.
Vous contribuez à la fluidité des échanges internes et externes.

Activités principales

Appui à l'organisation et à la planification :
- Gérer l'agenda du DGS Adjoint Ressources (organisation des réunions, entretiens et déplacements) et assurer la gestion de sa boîte mail fonctionnelle ;
- Organiser les réunion (élaboration de l'ordre du jour, logistique, réservations, convocations des participants, préparation des dossiers) ;
- Suivre les échéances et priorités du pôle ressources.

Gestion documentaire et administrative :
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
- Organiser et gérer le classement physique et numérique des documents ;
- Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion.

Communication et coordination :
- Assurer l'interface entre le DGS Adjoint Ressources et les structures de l'université ;
- Diffuser les informations pertinentes aux interlocuteurs internes et externes ;
- Contribuer à l'actualisation des espaces collaboratifs (intranet, bases de données).

Accueil et orientation :
- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
- Traiter les appels téléphoniques et les courriels, prioriser les demandes.

Organisation des déplacements :
- Organiser les déplacements professionnels du DGS Adjoint Ressources : ordres de mission, réservations (transport, hébergement), suivi des remboursements.

Qualité et projets transversaux :
- Structurer et actualiser les procédures, tableaux de bord et outils de pilotage associés ;
- Appuyer la planification et le suivi des projets transversaux (jalons, échéances, livrables) à l'aide d'outils de gestion de projet ;
- Anticiper les besoins, alertes et points de coordination pour faciliter la prise de décision ;
- Être force de proposition pour optimiser l'organisation, les méthodes de travail et la diffusion d'une culture qualité au sein du pôle ressource.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à Bac +2 orientée vers l'assistanat de direction ;
Maîtrise des techniques de prise de notes ;
Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion ;
Bonne maitrise des outils bureautiques.

Compétences et qualités requises

Maîtriser les modes de communication écrite ou orale ;
Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ;
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence ;
Savoir faire preuve d'initiative et savoir rendre compte ;
Savoir s'adapter aux changements ;
Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités ;
Savoir partager l'information et communiquer sur cette information ;
Adapter sa posture et ses méthodes aux interlocuteurs et aux situations.