Assistant de Direction H/F - 45

Mission

Affecté(e) au sein du laboratoire PRISME, votre mission consiste à assurer les fonctions polyvalentes d'assistance de la direction et d'assistance logistique du laboratoire. Vous réalisez les actes administratifs du laboratoire dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales

Placé(e) sous la responsabilité du directeur du laboratoire, votre rôle consiste à :

- Assurer la fonction d'assistance de direction de l'UR PRISME et coordonner la répartition du travail avec l'autre secrétaire du laboratoire;

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière;

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure;

- Participer à la rédaction des documents;

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du laboratoire et alimenter les tableaux de bord;

- Répondre aux demandes d'informations des autres services, l'extérieur et diffuser de l'information en interne et en externe;

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances;

- Etablir les demandes de bon de commande et en assurer leurs suivis (réception et

redistribution). Donner les accords sur factures;

- Recueillir et transmettre les pièces justificatives aux gestionnaires des services financiers;

- Assurer la gestion et le suivi des missions des membres du laboratoire et des invités (suivre l'établissement des Ordres de Mission, instruire les demandes manuelles, réserver les titres de transport et d'hébergement, instruire les demandes de remboursement);

- Instruire les dossiers de demande ZRR (Zone à Régime Restrictif) en vérifiant la régularité administrative (regroupement des pièces, vérification des demandes ZRR, transmission du dossier au référent ZRR de l'Université);

- Suivre et mettre à jour des listes des demandes d'accès ZRR;

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers);

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité régulière du laboratoire et lors des manifestations organisées par les membres du laboratoire (jurys, comités, conférences, réunions, séminaires, colloques, etc...);

- Instruire les dossiers administratifs pour le recrutement des nouveaux membres du laboratoire (EC, IATSS, et stagiaires);

- Organiser les soutenances de thèses ;

- Organiser le séminaire annuel du laboratoire;

- Participer aux réunions des conseils de laboratoire et conseils scientifiques.