Secrétaire de Département H/F - 45

Mission

Au sein de l'IUT rattaché à l'Université d'Orléans, votre mission consiste à assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département MT2E (Métiers de la Transition et de l'Efficacité Energétiques).

Activités principales

Assurer l'accueil et la gestion administrative

ð Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)

ð Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, ...)

ð Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email

ð Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion

ð Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques

ð Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée

ð Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)

ð Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)

ð Gérer les absences (SCODOC)

ð Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation

ð Afficher la liste des membres du Jury

ð Impression et affichage la publication des résultats après les jurys

ð Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)

ð Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap

ð Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT

ð Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE

ð Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)

ð Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)

ð Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, ...)

ð Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département

ð Participer à l'organisation (achats, installation, ...) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, ...) et réserver les salles

ð Participer à l'organisation des soutenances

ð Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

Contribuer, en appui, à la gestion financière du département

ð Établir des bons de commande et vérification des livraisons

ð Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis

ð Suivre le stock de matériels et de fournitures