Gestionnaire Financier et Administratif - Appui aux Structures H/F - 45

Mission

Au sein du Pôle Emplois, Recrutements et Mobilités et rattaché à la Direction des Ressources Humaines, vous venez en soutien de différents services, composantes et laboratoires de l'établissement, avec une priorité donnée aux sites délocalisés.

Vous êtes affecté à des tâches administratives et financières en appui aux équipes et aux responsables des structures, sur des missions plus ou moins longues, en fonction des besoins.

Dans le domaine financier, vous participez à l'élaboration du budget à l'aide des arbitrages transmis par le responsable, selon les périodes d'intervention, assurez le suivi et le contrôle de l'exécution budgétaire et/ou des opérations financières diverses en lien avec la Direction financière et l'agence comptable.Activités principales

Gestion financière

- Procéder aux opérations d'engagement : Commandes, services faits, préparation des éléments de facturation, contrôle des pièces justificatives (en fonction de la structure en lien avec la DAF) ;

- Présenter les documents de certification à la signature du responsable, saisir sur SIFAC le service fait, scanner, classer et transmettre les documents au service facturier de l'Université ;

- Suivre les crédits par type de dépenses dans des tableaux de bord et rendre compte mensuellement ;

- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables ;

- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité ;

- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence ;

- Participer à la construction budgétaire en lien avec le responsable de la structure ;

- Procéder aux états de paiements des vacataires et assurer le suivi et le contrôle tout au long de l'année ;

- Suivre et contrôler les dépenses liées à l'apprentissage en lien avec le CFA ;

- Tenir une régie de recettes ou d'avance.

Gestion administrative

- Assurer l'accueil physique, téléphonique des interlocuteurs interne ou externe ;

- Répondre aux demandes d'informations des structures ;

- Contrôler des dossiers pour en vérifier la régularité ;

- Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données de gestion administrative ;

- Elaborer des notes et créer des supports de communication;

- Assurer le classement et l'archivage de dossiers.