Agent Administratif Accueil et Intégration H/F - 45

Le/la titulaire du poste assure :

Les missions en tant qu'agent d'accueil et d'intégration :

- Evaluation des besoins en formation et l'orientation du public primo-arrivant, dans le cadre des entretiens personnalisés du contrat d'intégration républicaine (CIR).
- Il prépare les plateformes d'accueil (demi-journées d'accueil des signataires du CIR) et animer les réunions d'informations collectives
- Il présente le contrat d'intégration républicaine (CIR) aux primo-arrivants et conduit des entretiens individuels avec ces derniers dans le cadre de la signature dudit contrat
- Il évalue les besoins (en matière de formation linguistique notamment); Il conseille et oriente vers des partenaires / dispositifs pouvant répondre aux besoins
- Gestion des convocations; Envoyer les convocations aux usagers pour les plateformes d'accueil et les journées de formation civique

Suivi administratif;
- Répondre aux demandes d'information (courriers, mails, appels téléphoniques) ; Inscrire les signataires du CIR aux formations civiques et linguistiques et assurer un suivi individualisé de l'assiduité des signataires aux formations prescrites
- Suivre les actions mises en oeuvre dans le cadre du CIR ainsi que celles favorisant l'accès à l'insertion professionnelle des migrants
- Clôturer les dossiers, effectuer des entretiens téléphoniques « bilan fin de parcours »

Pilotage et contrôle l'activité
- Assurer le lien opérationnel avec les partenaires institutionnels ou privés, participer à des réunions extérieures
- Contrôler l'activité des prestataires de l'OFII (contrôle de la bonne exécution des prestations)
- Auditer / réaliser des contrôles auprès des prestataires, et rédiger les rapports afférents
- Gérer les dossiers grâce aux logiciels internes de l'OFII
- Participer à la production de statistiques, rapports et comptes rendus relatifs à l'activité concernée
- Contribuer à l'actualisation des documents internes (annuaires, guides, etc.)

Missions en tant qu'agent administratif
- Validation du service fait après réalisation de la prestation (marchés positionnement / formation linguistique et formation civique) et saisie sur l'outil comptable
- Traitement de factures sur l'outil comptable
- Traitement de documents RH

Savoir-faire :
- gérer des logiciels administratifs et statistiques, mener des entretiens, évaluer des situations et des besoins, gérer les plannings de formation, suivre l'exécution des prestations, respecter les procédures
Utilisation des outils bureautiques (pack Office, Outlook, etc.)
- Langue étrangère : au moins niveau intermédiaire en anglais
Savoir être :
- très fort sens de l'organisation, esprit d'équipe indispensable, aisance relationnelle, capacité d'adaptation, gestion des priorités et urgences, écoute active, communication proactive, discrétion, autonomie
Connaissances :

Modalités de candidature:
- baccalauréat ou équivalent exigé
- lettre de motivation + CV
- poste à pourvoir immédiatement