Assistant de la Direction des Bâtiments Canaux et Environnement - Orleans 6552 H/F - 45

Le Pôle Aménagement Durable a pour mission de proposer et de mettre en oeuvre l'ensemble des stratégies liées aux bâtiments, à l'aménagement et aux infrastructures afin de répondre aux projets de mandat ainsi qu'à la maintenance du patrimoine départemental.

La direction des Bâtiments, Canaux et Environnement a en charge la construction des bâtiments départementaux, leur entretien, ainsi que le service canaux et environnement.

Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction et de la collectivité. Vous suivez et gérez les dossiers confiés à la direction et assistez le directeur dans l'organisation du travail de la direction des Bâtiments, Canaux et Environnement.

Vous assistez le Directeur :

- Gérer l'agenda et la messagerie du Directeur,
- Organiser les réunions (calage date, convocation, réservation de salle, préparation des documents à la demande, rédaction et diffusion des compte-rendu),
- Organiser les déplacements,
- Préparer les dossiers pour la réunion de direction,
- Participer aux réunions de direction et rédiger un compte-rendu.

Vous assurez le secrétariat pour la direction, le Service Canaux et Environnement / Suppléance du secrétariat du Service Vie des Bâtiments et Service Constructions Publiques :

- Gérer les courriers courants et des courriers réservés (tri et transmission du courrier arrivé et départ, (reprographie de ces courriers, frappe des courriers : note, lettre, bordereau de transmission, fax), y compris dans MAARCH et leur suivi,
- Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés)
- Assurer le suivi et le secrétariat de la mission transition énergétique,
- Assurer le suivi des contacts usagers,
- Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions,
- Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les élus,
- Classer des documents en respectant l'organisation mise en place,
- Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DBCE,
- Réaliser un accueil physique et téléphonique,
- Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes).

Vous gérez les réservations :

- Gestion des astreintes bâtimentaires (planning, véhicule d'astreinte, tableau des indemnités à transmettre à la DRH pour paiement),
- Gestion des cartes TAO pour les services du PAD présents à l'Immeuble le Loiret.

Vous suivez les commandes et budgets associés :

- Assurer le suivi des fournitures de bureau et du papier, puis des consommables informatiques (commandes et suivi du budget) pour la DBCE,
- Suivi des commandes sur le logiciel KIMOCE (gestion des demandes bâtimentaires),
- Validation des factures sur le logiciel SEDIT.
- Validation des commandes de produits d'entretien et d'hygiène.