Agent Administratif - Agente Administrative H/F - Espace C2b

Reconnue d'Intérêt Général, l'association Espace C2B (Cultures et Compétences de Base) est porteuse depuis 2007 du Centre Ressources Illettrisme et Analphabétisme du Loiret (CRIA 45), du Centre d'Evaluation et d'Orientation des savoirs de base ainsi que d'un centre d'examen habilité DILF, DILF, TCF et examen civique.
Elle a pour missions de :
- Répondre aux besoins des acteurs en matière de conseil, d'appui technique et pédagogique, de sensibilisation aux enjeux de l'illettrisme et de l'apprentissage du français pour le public bénéficiaire.
- Professionnaliser les formateurs salariés et bénévoles en proposant des modules de formation sur site adaptés aux besoins.

L'association propose son offre de service sur l'ensemble du département aux :
- Partenaires accueillant des publics maîtrisant peu les savoirs de base
- Formateurs formant des publics à la maîtrise des savoirs de base
- Publics en situation de non ou de faible maîtrise des savoirs de base

L'agent administratif travaille au quotidien et en étroite collaboration avec l'ensemble des membres de l'association sous la supervision de la direction de l'association. Sa mission est réalisée dans le respect des consignes et des procédures qualité mise en oeuvre par l'association.

L'agent administratif exerce dans le respect du projet associatif et de ses valeurs ses fonctions d'assistance administrative auprès des différents pôles de l'association. En relation avec les administrateurs et salariés de l'association, les partenaires, les stagiaires et les usagers de la structure, il est tenu de fournir les informations adéquates.

Vous êtes motivé(e) pour rejoindre une structure avec un véritable projet social !! Postulez dès maintenant en nous envoyant votre CV et lettre de motivation . Attention, toute candidature sans lettre de motivation ne sera pas étudiée.

Vos missions :

Assurer les travaux d'assistance et administratifs de l'association :
o Mettre en oeuvre les process exigés par la certification Qualiopi et établis par l'association.
o Tenir les agendas, organiser les réunions/actions/les rendez-vous et envoyer des rappels en s'assurant de la bonne réception
o Préparer, envoyer et compléter les documents nécessaires pour les réunions/actions/les rendez-vous
o Suivre les présences et les absences des bénéficiaires.
o Saisir, contrôler, mettre à jour et présenter tout type de données.
o Rechercher et restituer des informations
o Participer à l'actualisation des informations en ligne.
o Organiser et classer des informations pour le partage et la conservation dans le respect du RGPD.

Traiter les opérations administratives pour l'association :
o Rédiger, sur consignes, des écrits courants
o Transcrire et prendre des notes de réunions et entrer les données avec précision
o Identifier, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs
o Reproduire, diffuser, classer et archiver les documents
o Gérer les ressources matérielles et logistiques courantes.

Accueillir les visiteurs, traiter les appels téléphoniques, réceptionner et expédier les mails et courriers :
o Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'association
o Accueillir, renseigner le visiteur à l'accueil et l'orienter vers le bon interlocuteur
o Organiser l'accueil des bénéficiaires sur les actions et appuyer l'animateur.
o Prendre des messages et les restituer à la bonne personne
o Emettre et recevoir les appels téléphoniques
o Enregistrer, diffuser et expédier le courrier.
o Gérer la gestion des demandes depuis la boîte mail contact

Experience: 2 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.