Gestionnaire Administrative et Financière H/F - Université Orléans

Mission

Au sein de l'institut de Chimie Organique et Analytique ; votre mission est d'assurer des fonctions polyvalentes de gestionnaire administrative et financière.

Activités principales

Secrétariat:

- Assurer l'accueil téléphonique et physique d'interlocuteurs externes français et étrangers (partenaires, entreprises, commerciaux, livreurs), de nouveaux entrants (permanents, doctorants, contractuels, stagiaires), de chercheurs invités et de membres de jury de thèse

- Gérer des demandes d'accès à une Zone à Régime Restrictif (ZRR) de personnels concernés

- Répondre à des demandes d'informations de la direction et diffuser toute information nécessaire en interne et à l'externe

- Alimenter des tableaux de bord, réaliser des extractions à la demande de la direction (bilans, évaluations)

- Gérer les stocks en fournitures de papeterie et économat, approvisionnement des équipes

- Participer à l'organisation de manifestations internes (conférences, réunions de travail, etc...)

- Archiver de la documentation administrative et financière

Gestion financière:

- Procéder à des opérations d'engagement juridique après contrôles réglementaires liés aux achats (disponibilité des crédits, seuils)

- Suivre des crédits par type de dépenses et d'opérations financières

- Assurer une double gestion SIFAC et GESLAB

- S'assurer de la bonne réception et vérification de livraisons

- Préparer des éléments de facturation, contrôle de pièces justificatives

- Communiquer sur l'évolution de procédures

Gestion des missions double tutelle:

- Instruire des dossiers de demande de mission en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Contrôler des états de frais et pièces justificatives avant transmission à la direction des affaires financières de l'Université d'Orléans

- Chargée de voyage (transport et hébergement) pour des invités.

Formation et expérience professionnelle

Connaitre les règles de gestion financière d'un laboratoire de recherche

Utiliser les logiciels spécifiques de gestion et de bureautique

Connaître les structures administratives des établissements tutelle, Université d'Orléans et CNRS, et leur fonctionnement

Connaître les techniques d'accueil téléphonique, physique et de communication bienveillante

Maîtriser l'anglais écrit et oral

Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil

Maîtriser les outils informatiques et bureautiques spécifiques à l'activité

Mettre en oeuvre les procédures et les règles administratives et financières adéquates

Assurer le suivi des dépenses et des recettes

Maîtriser les techniques de rédactions administratives et mettre en forme des documents

Gérer son temps de travail

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Compétences et qualités requises

- Autonomie

- Réactivité

- Adaptabilité

- Bienveillance

- Sens du relationnel

- Sens de l'initiative

- Respect de la confidentialité

- Rigueur

• Sens du relationnel
• Anglais
• Autonomie
• Création d'une base documentaire
• Gestion des stocks
• Sifac
• Pro-activité
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Permanence téléphonique
• Réactivité