Secrétaire du Département Qlio H/F - Universite D'orleans

Missions

Au sein de l'IUT d'Orléans, votre mission est d'assurer l'accueil, la gestion administrative et de contribuer à la gestion pédagogique du département QLIO.

Activités principales

Assurer l'accueil et la gestion administrative :

- Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)

- Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, .)

- Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email

- Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion

- Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques :

- Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée

- Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)

- Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)

- Gérer les absences (SCODOC)

- Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation

- Afficher la liste des membres du Jury

- Impression et affichage la publication des résultats après les jurys

- Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)

- Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap

- Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT :

- Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE

- Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)

- Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)

- Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, .)

- Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département :

- Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles

- Participer à l'organisation des soutenances

- Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

Contribuer, en appui, à la gestion financière du département :

- Établir des bons de commande et vérification des livraisons

- Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis

- Suivre le stock de matériels et de fournitures

Experience: 12 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• GLPI
• Facturation
• Traitement du courrier
• Réactivité