Assistant Administratif et Accueil H/F - Beg Ingenierie
- CDI
- Beg Ingenierie
Les missions du poste
Dans le cadre du départ en retraite progressive de notre assistante administrative, nous recherchons son/sa futur(e) remplaçant(e) pour assurer la continuité de nos missions d'accueil et de support administratif.
Basé à notre siège d'Orléans, vous occuperez un rôle central dans la vie de l'entreprise en assurant l'accueil de nos visiteurs et l'accompagnement administratif de nos équipes.
Vos principales missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du siège
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Organiser les déplacements professionnels (réservations de trains, avions, hôtels)
- Participer à l'organisation de réunions et d'événements internes
- Prendre en charge le suivi administratif du bureau d'études et du service affaires : constitution et diffusion des dossiers d'appels d'offres, consultations d'entreprises, dépouillement des offres, gestion de dossiers, mise en forme de documents, déclarations de travaux, rédaction de contrats et gestion des bons de paiements des entreprises
Le poste est proposé à temps partiel dans un premier temps, avec une évolution possible vers un temps plein à compter du printemps 2027.
Votre profil :
- Formation Bac +2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent
- Expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Aisance relationnelle, sens du service et excellente expression écrite et orale
- Organisation, rigueur et polyvalence
Pourquoi nous rejoindre ?
- Environnement de travail agréable et des missions diversifiées
- Entreprise à taille humaine favorisant proximité et collaboration
- Mutuelle et Prévoyance prises en charge à 100 % par l'employeur
- Restauration d'entreprise
- Attention particulière portée à la qualité de vie et aux conditions de travail
BEG Ingénierie s'engage en faveur de l'égalité des chances et de la diversité. Toutes les candidatures sont étudiées sur la base des compétences, de l'expérience et de la motivation. Dans le cadre de notre politique handicap, nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap et peuvent faire l'objet d'aménagements adaptés.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Techniques de secrétariat,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Techniques de secrétariat,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Rédaction d'appel d'offres
- Autonomie
- Excel
- Rédaction de contrat
- Gestion des réservations
- Word
- PowerPoint
- Traitement des commandes
- Techniques de communication
- Traitement du courrier
- Réactivité
- Prise de note
- Capacité d’adaptation