Ddets45 - Assistante de Direction H/F - 45

1/ Appui à la direction :
- Anticipation et suivi des échéances, des dossiers et des notes notamment en lien avec la préfecture;
- Préparation et réalisation des dossiers et supports pour la direction;
- Gestion et suivi du courrier papier et électronique;
- Accueil et filtrage téléphonique et physique;
- Information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
- Planification collective des agendas, des déplacements et des réunions;
- Préparation et organisation des réunions en interne et avec les partenaires extérieurs;
- Suivi attentif des dossiers signalés et du courrier réservé;
- Circulation de l'information entre la direction et les différents services;
- Mise en forme et valorisation des supports écrits;
- Gestion des frais de déplacement (CHORUS DT);
- Préparation et mise à jour de la valise d'astreinte : actualisation des documents;
- Classement et archivage des documents de la direction.

2/ Communication :
- Réalisation et mise à jour de supports pour la DDETS dont la rédaction de la gazette mensuelle de la DDETS;
- Participation à l'organisation d'événements et manifestations;
- Référent communication de l'Etat auprès de la Préfecture (mise à jour site Intranet, Internet...)

3/ Ressources humaines :
- Organisation, suivi et réponses pour les recrutements;
- Organisation et suivi de l'accueil des nouveaux arrivants;
- Organisation des entretiens professionnels (liste fiabilisée, élaboration du calendrier des dates d'entretien

4/ Appui ponctuel aux services.

Les missions sont adaptables en fonction du profil. Le titulaire pourra se voir confier des dossiers suivis directement par un membre de la direction.