Secrétaire de Département d'Enseignement H/F - Université Orléans

Poste

Mission

Au sein de départements d'enseignement de l'IUT de Bourges, votre mission est d'assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la formation. Vous effectuez des tâches administratives et les travaux du secrétariat nécessaires au fonctionnement des formations pour l'ensemble des étudiants en formation initiale, par alternance et aussi en formation continue. Cette mission débutera au département QLIO de l'IUT pour évoluer vers un pôle inter-départements.

Activités principales

Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers :

- Accueillir et orienter les visiteurs.

- Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous.

- Répondre aux demandes de renseignements, rechercher les éléments de réponse ou transférer les demandes aux agents concernés.

- Analyser le caractère d'urgence d'une demande.

- S'informer auprès des personnels de la structure concernée de l'état d'avancement d'un dossier et en informer les demandeurs.

- Assurer l'affichage d'informations et la mise à jour.

Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers:

- Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, supports documentaires...).

- Mettre à jour les données dans le domaine d'activités.

- Recueillir et consigner les informations et les pièces complémentaires nécessaires à un dossier.

Assurer la gestion administrative des activités pédagogiques :

- Mettre en oeuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre pédagogique.

- Saisir les conventions de stage et en assurer le suivi administratif.

- Assurer le lien entre les équipes pédagogiques, les étudiants et les entreprises avec les outils associés.

Assurer l'organisation logistique et le soutien auxactivités de département:

- Préparation des évènements liés à ces activités.

- Participer aux évènements liés à l'établissement (IUT/UO).

- Chargée de voyage pour les personnels d'enseignement (transport et hébergement).

- Gestion de l'approvisionnement en fournitures et consommables.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Expérience dans le domaine de la gestion administrative

Compétences et qualités requises

Savoir identifier et appliquer les procédures administratives

Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs

Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication (messagerie électronique, téléphone, boîtes vocales)

Savoir organiser et gérer un système de classement

Savoir organiser et planifier ses activités

Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite et orale

Avoir le sens de l'organisation, de la confidentialité, de la réserve et du relationnel

• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation